Do vậy, sử dụng được công cụ giải pháp trộn thư trong word 2010 sẽ giúp bạn huyết kiệm hàng trăm ngàn giờ làm việc thay vì làm bằng tay như trước đây. Hình như có thể áp dụng với những văn phiên bản như: gởi bảng lương sản phẩm tháng, thông báo mời họp, thư cảm ơn…. Để gồm thể kết thúc quy trình trộn thư bạn cần phải có 02 file tài liệu sau: - Văn phiên bản gốc: nội dung văn bạn dạng đã được soạn thảo sẵn và bỏ trống các thông tin phải điền Ví dụ: thư mời, thư cảm ơn, giấy báo trúng tuyển, không trúng tuyển, thư mời rộp vấn, thư báo thầu….bỏ trống tên tín đồ nhận, đơn vị chức năng nhận, địa chỉ, năng lượng điện thoại, tháng ngày năm sinh…. – tài liệu gốc: thông tin dữ liệu cho từng cá nhân, mỗi đơn vị để điền vào những ô trống vào văn bạn dạng đã được biên soạn sẵn, và dữ liệu gốc này hay được trình diễn dưới dạng bảng biểu đơn giản như Table, Sheet của Excel.
Chọn thẻ Mailings > Start Mail Merge > Step by Step Mail Merge Wizard
Tiếp theo, tiến hành lần lượt theo công việc sau:
Xuất hiện cửa ngõ sổ New Address list, chọn Customize Columns
Tại cửa sổ Customize Address List, ta tất cả thể chuyển đổi một số dữ liệu
· Add: Thêm trường
· Delete: Xóa các trường tất cả sẵn
· Rename: Đổi tên trường bao gồm sẵn
Sau đó bạn điền thông tin cơ bản, ví như sau:
· New Entry: Thêm loại mới
· Delete Entry: Xóa dòng
Sau khi điền dứt thông tin, chọn OK, xuất hiện cửa sổ dưới đây, để tên đến file rồi chọn Save
Sau đó, tại cửa sổ Mail Merge Recipients, lựa chọn OK
Tiếp theo:
Chọn More items, mở ra bảng Insert Merge Field, ta chọn Insert vào những mục đã thiết kế, ở đầu cuối sau lúc đã Insert vào địa chỉ đúng, chọn Next: Preview your letters, ví dụ như sau:
Cuối cùng, sau khi đã chèn ngừng như hình trên, ta thường xuyên chọn Next: Complete the merge
Tại thẻ Mailing > Finish và Merge > Edit Individual Documents > xuất hiện cửa sổ Merge khổng lồ New Document > All > OK
Thế là bạn đã sở hữu một loạt những mẫu giấy mời được thiết kế với giống nhau mà lại rất nhanh, máu kiệm rất nhiều thời gian.